Správa fondu - přírůstkování, úbytky, revize: Porovnání verzí
(Založena nová stránka s textem „Přírůskování Jedná se o dílčí činnost knihovny, kdy se evidují nové přírůstky (tzn. nové tituly), a to do přírůstkového seznamu. Př…“) |
Značky: editace z Vizuálního editoru, možná chyba ve Vizuálním editoru |
||
Řádek 1: | Řádek 1: | ||
− | Přírůskování | + | === Přírůskování === |
Jedná se o dílčí činnost knihovny, kdy se evidují nové přírůstky (tzn. nové tituly), a to do přírůstkového seznamu. | Jedná se o dílčí činnost knihovny, kdy se evidují nové přírůstky (tzn. nové tituly), a to do přírůstkového seznamu. | ||
+ | ==== Přírůstkový seznam ==== | ||
Přírůstkový seznam je základním statistickým a majetkovým dokladem knihovny. Evidují se v něm všechny knihovní dokumenty získané pro knihovní fond. Každá knihovna musí mít pouze jeden a zapisuje do něj údaje o všech nově získaných knihovních jednotkách = přírůstcích, a to v takovém pořadí, ve kterém přišly do knihovny. - https://www.mzk.cz/sites/mzk.cz/files/souboryMZK/pdf/mzk-prirucka_pro_knihovniky.pdf (str.18) | Přírůstkový seznam je základním statistickým a majetkovým dokladem knihovny. Evidují se v něm všechny knihovní dokumenty získané pro knihovní fond. Každá knihovna musí mít pouze jeden a zapisuje do něj údaje o všech nově získaných knihovních jednotkách = přírůstcích, a to v takovém pořadí, ve kterém přišly do knihovny. - https://www.mzk.cz/sites/mzk.cz/files/souboryMZK/pdf/mzk-prirucka_pro_knihovniky.pdf (str.18) | ||
+ | |||
Může být v klasické nebo elektronické podobě. | Může být v klasické nebo elektronické podobě. | ||
Povinné údaje v přírůstkovém seznamu: | Povinné údaje v přírůstkovém seznamu: | ||
− | + | * přírůstkové číslo titulu | |
− | + | * datum zápisu přírůstku | |
− | + | * způsob nabytí knihovního titulu (nákup, dar, výměna) | |
− | + | * jméno autora (v invertovaném tvaru = Příjmení, Jméno) | |
− | + | * název díla (u vícesvazkových děl včetně označení svazku) | |
− | + | * místo a rok vydání | |
Díky přírůstkovému seznamu získáváme cenné informace o knihovním fondu, o financích knihovny, o počtu nových přírůstků, jazykové a tematické struktuře fondu, atd. Přírůstkové číslo, které kniha získá po zapsání do přírůstkového seznamu, se zapisuje do daného dokumentu, obvykle na rub titulního listu. | Díky přírůstkovému seznamu získáváme cenné informace o knihovním fondu, o financích knihovny, o počtu nových přírůstků, jazykové a tematické struktuře fondu, atd. Přírůstkové číslo, které kniha získá po zapsání do přírůstkového seznamu, se zapisuje do daného dokumentu, obvykle na rub titulního listu. | ||
− | Ročníky nebo svazky novin, časopisů a děl, vycházejících v sešitech, evidujeme v přírůstkovém seznamu až po jejich kompletování nebo vazbě. (evidence, vyřezování a ztráty v knihovnách, str. 17) | + | Ročníky nebo svazky novin, časopisů a děl, vycházejících v sešitech, evidujeme v přírůstkovém seznamu až po jejich kompletování nebo vazbě. (evidence, vyřezování a ztráty v knihovnách, str. 17) |
Každá knihovna vede pouze jeden přírůstkový seznam. Dále však, podle potřeb knihovny, může součástí přírůstkového seznamu být | Každá knihovna vede pouze jeden přírůstkový seznam. Dále však, podle potřeb knihovny, může součástí přírůstkového seznamu být | ||
− | + | * přírůstkové seznamy dílčích knihoven nebo poboček | |
− | + | * přírůstkové seznamy samostatných sbírek speciálních druhá literatury (norem, patentů, mikrofilmů, separátů, časopisů, brožur, gramofonových desek, skript, učebnic atd.) | |
− | + | === Revize === | |
− | Revize je proces, při kterém porovnáváme skutečný stav knihovního fondu s evidovaným stavem. Revizi knihovnám nařizuje knihovní zákon 257/2001 Sb. O knihovnách a podmínkách provozování veřejných knihovnických a informačních služeb (knihovní zákon) a je tudíž povinná. | + | Revize je proces, při kterém porovnáváme skutečný stav knihovního fondu s evidovaným stavem. Revizi knihovnám nařizuje knihovní zákon 257/2001 Sb. O knihovnách a podmínkách provozování veřejných knihovnických a informačních služeb (knihovní zákon) a je tudíž povinná. Všechny knihovny, které jsou evidovány u Ministerstva kultury, musí provádět revizi 1x za 5 let. |
− | Všechny knihovny, které jsou evidovány u Ministerstva kultury, musí provádět revizi 1x za 5 let. | ||
Rozlišujeme 3 druhy revizí | Rozlišujeme 3 druhy revizí | ||
− | 1. Revize soustavná: | + | |
+ | ==== 1. Revize soustavná: ==== | ||
- do 5000 knihovních jednotek každé 3 roky | - do 5000 knihovních jednotek každé 3 roky | ||
+ | |||
- do 100 000 knihovních jednotek každých 5 let | - do 100 000 knihovních jednotek každých 5 let | ||
+ | |||
- u většího fondu během 10 let | - u většího fondu během 10 let | ||
− | 2. Mimořádná revize | + | ==== 2. Mimořádná revize ==== |
- provádí se mimo plán a to z nařízení nadřízeného orgánu nebo po stěhování, změně pracovníků, po násilném vniknutí, nebo oznámí-li antikvariát zadržení označených knih | - provádí se mimo plán a to z nařízení nadřízeného orgánu nebo po stěhování, změně pracovníků, po násilném vniknutí, nebo oznámí-li antikvariát zadržení označených knih | ||
− | 3.Namátková a zkrácená revize | + | ==== 3.Namátková a zkrácená revize ==== |
- dle potřeby, pracovník si vytipuje určitou část fondu | - dle potřeby, pracovník si vytipuje určitou část fondu | ||
+ | |||
- při zjištění, že chybí velké množství knih, následuje mimořádná revize | - při zjištění, že chybí velké množství knih, následuje mimořádná revize | ||
− | Průběh revize | + | ==== Průběh revize ==== |
U automatizovaných knihoven se revize provádí v příslušném modulu. U knihoven neautomatizovaných se revize provádí za pomoci přírůstkového katalogu. V tomto případě se přírůstkový seznam porovnává se seznamem úbytků a jeho dokladovou částí. | U automatizovaných knihoven se revize provádí v příslušném modulu. U knihoven neautomatizovaných se revize provádí za pomoci přírůstkového katalogu. V tomto případě se přírůstkový seznam porovnává se seznamem úbytků a jeho dokladovou částí. | ||
Řádek 45: | Řádek 50: | ||
Pokud údaje v evidenci souhlasí s údaji v dokumentu, označí se dokument (kniha na rubu titulního listu u přírůstkového čísla) razítkem nebo značkou (Rev. 2013). Stejně je označen i záznam daného dokumentu v pří- růstkovém seznamu, v poli poznámka. (https://www.mzk.cz/sites/mzk.cz/files/souboryMZK/pdf/mzk-prirucka_pro_knihovniky.pdf str.22) | Pokud údaje v evidenci souhlasí s údaji v dokumentu, označí se dokument (kniha na rubu titulního listu u přírůstkového čísla) razítkem nebo značkou (Rev. 2013). Stejně je označen i záznam daného dokumentu v pří- růstkovém seznamu, v poli poznámka. (https://www.mzk.cz/sites/mzk.cz/files/souboryMZK/pdf/mzk-prirucka_pro_knihovniky.pdf str.22) | ||
− | Po provedení revize je nutné vypracovat protokol o výsledku revize knihovního fondu, který obsahuje tyto položky: | + | Po provedení revize je nutné vypracovat '''protokol o výsledku revize''' knihovního fondu, který obsahuje tyto položky: |
− | rozsah revize - úsek knihovního fondu a počet knihovních jednotek | + | * rozsah revize - úsek knihovního fondu a počet knihovních jednotek |
− | + | * doba revize – datum od kdy do kdy revize byla prováděna | |
− | + | * evidenční podklady, které byly použity | |
− | + | * jména pracovníků, kteří revizi prováděli | |
− | + | * zjištění skutečnosti, zvláště případný nesoulad mezi skutečným a evidovaným stavem | |
Dále se do protokolu zapisuje seznam ztracených dokumentů a seznam dokumentů určených k vyřazení. | Dále se do protokolu zapisuje seznam ztracených dokumentů a seznam dokumentů určených k vyřazení. | ||
− | Po revizi obvykle provádí supervize, která je záležitostí pracovníků knihovny, jež jsou dokonale seznámeni s evidenčními podklady, knihovními katalogy a s celkovým pohybem knihovních fondů dané knihovny. | + | Po revizi obvykle provádí '''supervize''', která je záležitostí pracovníků knihovny, jež jsou dokonale seznámeni s evidenčními podklady, knihovními katalogy a s celkovým pohybem knihovních fondů dané knihovny. Na základě protokolu revizní komise (seznamu nezvěstných knihovních jednotek) se zahájí pátrání po nezvěstných dokumentech. |
− | Na základě protokolu revizní komise (seznamu nezvěstných knihovních jednotek) se zahájí pátrání po nezvěstných dokumentech. | + | |
+ | ===<nowiki/>=== | ||
− | + | === Úbytky === | |
Úbytkování je dílčí proces knihovny, kde se z knihovního fondu vyřazují dokumenty. Vyřazované knihy neboli úbytky se zapisují do úbytkového seznamu. | Úbytkování je dílčí proces knihovny, kde se z knihovního fondu vyřazují dokumenty. Vyřazované knihy neboli úbytky se zapisují do úbytkového seznamu. | ||
− | Úbytkový seznam slouží k evidenci knihovních jednotek vyřazených z fondu. Každá knihovna má opět pouze jeden seznam a jeho vedení je povinné. Fond má být pravidelně doplňován novými tituly a zastaralé, opotřebované a poškozené dokumenty musí být pravidelně vyřazovány. Podkladem k zápisu do úbytkového seznamu je schválený návrh na vyřazení. Každý řádek formuláře úbytkového seznamu slouží k zápisu jedné knihovní jednotky a obsahuje: | + | Úbytkový seznam slouží k evidenci knihovních jednotek vyřazených z fondu. Každá knihovna má opět pouze jeden seznam a jeho vedení je povinné. Fond má být pravidelně doplňován novými tituly a zastaralé, opotřebované a poškozené dokumenty musí být pravidelně vyřazovány. Podkladem k zápisu do úbytkového seznamu je schválený návrh na vyřazení. |
− | + | ||
− | + | Každý řádek formuláře úbytkového seznamu slouží k zápisu jedné knihovní jednotky a obsahuje: | |
− | + | * datum zápisu | |
− | + | * pořadové číslo záznamu (úbytkové číslo) | |
− | + | * přírůstkové číslo | |
− | + | * jméno autora | |
− | + | * název díla | |
− | + | * místo a rok vydání | |
+ | * důvod odpisu nebo vyřazení (zastaralost, nevhodnost k profilu fondu, poškození, ztráta) | ||
+ | * doklad o schválení odpisu provozovatelem knihovny | ||
Typy vyřazovaných dokumentů: | Typy vyřazovaných dokumentů: | ||
− | |||
− | |||
− | zastaralé dokumenty | + | ==== neprofilové dokumenty ==== |
+ | jedná se o takové dokumenty, které knihovna dříve doplňovala do svých fondů, a které nyní již nejsou v souladu s plánem doplňování. Tyto dokumenty pak jsou velkou součástí tzv. mrtvého fondu. Vyražování neprofilovaných dokumentů se často provádí ve specializovaných knihovnách, které mění profil svých fondů. | ||
+ | |||
+ | ==== zastaralé dokumenty ==== | ||
- dokumenty mohou přestat odpovídat funkci knihovny z důvodu tématického, ideově politického a na základě své aktuálnosti. To platí zejména u vědecké a odborné literatury. Stárnutí dokumentů spočívá v tom, že ztrácejí s růstem svého věku význam, přestávájí být nositeli nových a aktuálních poznatků a jsou tudíž stále méně používány. | - dokumenty mohou přestat odpovídat funkci knihovny z důvodu tématického, ideově politického a na základě své aktuálnosti. To platí zejména u vědecké a odborné literatury. Stárnutí dokumentů spočívá v tom, že ztrácejí s růstem svého věku význam, přestávájí být nositeli nových a aktuálních poznatků a jsou tudíž stále méně používány. | ||
− | duplicitní a multiplicitní literatura | + | ==== duplicitní a multiplicitní literatura ==== |
- duplikáty a multiplikáty vznikají v takových knihovnách, které potřebují současně uspokojit týmž titulem větší počet uživatelů, nebo které potřebují doplnit další výtisky do příručních knihoven. K duplicitě dochází v době, kdy dříve získané exempláře nejsou ještě plně spracovány. | - duplikáty a multiplikáty vznikají v takových knihovnách, které potřebují současně uspokojit týmž titulem větší počet uživatelů, nebo které potřebují doplnit další výtisky do příručních knihoven. K duplicitě dochází v době, kdy dříve získané exempláře nejsou ještě plně spracovány. | ||
− | literatura opotřebovaná | + | ==== literatura opotřebovaná ==== |
-týká se dokumentů, které se častým půjčováním znehodnotí tak, že ji již není možné dát opravit. | -týká se dokumentů, které se častým půjčováním znehodnotí tak, že ji již není možné dát opravit. | ||
− | prohibitní literatura | + | ==== prohibitní literatura ==== |
- jedná se o obsahově závadnou literaturu | - jedná se o obsahově závadnou literaturu | ||
− | ztracené dokumenty | + | ==== ztracené dokumenty ==== |
-týká se to dokumentů, u nichž byla po revizi potvrzená ztráta | -týká se to dokumentů, u nichž byla po revizi potvrzená ztráta | ||
− | Pro vedení úbytkového seznamu platí stejná pravidla jako u zápisu do přírůstkového seznamu. Po zapsání dokumentu do úbytkového seznamu je nutné daný dokument dohledat v přírůstkovém seznamu, přeškrtnout v něm celý zápis dokumentu (řádek) a do poznámky napsat vyřazeno pod úbytkovým číslem …, doplnit datum a podpis. V případě, že se ztracený a již odepsaný dokument najde, zapisuje se znovu do přírůstkového seznamu jako nová jednotka. Pokud knihovna uskuteční hromadný odpis dokumentů, může pro toto vyřazování vytvo- řit samostatný seznam (obsahuje pouze přírůstkové číslo, jméno autora, název díla, místo Knihovní fond a rok vydání). V tomto případě nemusí být dokumenty uvedené na seznamu znovu do úbytkového seznamu jednotlivě přepisovány. Odepíší se na jednom řádku a odkáže se na | + | Pro vedení úbytkového seznamu platí stejná pravidla jako u zápisu do přírůstkového seznamu. Po zapsání dokumentu do úbytkového seznamu je nutné daný dokument dohledat v přírůstkovém seznamu, přeškrtnout v něm celý zápis dokumentu (řádek) a do poznámky napsat vyřazeno pod úbytkovým číslem …, doplnit datum a podpis. V případě, že se ztracený a již odepsaný dokument najde, zapisuje se znovu do přírůstkového seznamu jako nová jednotka. Pokud knihovna uskuteční hromadný odpis dokumentů, může pro toto vyřazování vytvo- řit samostatný seznam (obsahuje pouze přírůstkové číslo, jméno autora, název díla, místo Knihovní fond a rok vydání). V tomto případě nemusí být dokumenty uvedené na seznamu znovu do úbytkového seznamu jednotlivě přepisovány. Odepíší se na jednom řádku a odkáže se na příslušný seznam, který se stane trvalou přílohou úbytkového seznamu |
== Odkazy == | == Odkazy == |
Verze z 28. 12. 2015, 18:28
Obsah
Přírůskování
Jedná se o dílčí činnost knihovny, kdy se evidují nové přírůstky (tzn. nové tituly), a to do přírůstkového seznamu.
Přírůstkový seznam
Přírůstkový seznam je základním statistickým a majetkovým dokladem knihovny. Evidují se v něm všechny knihovní dokumenty získané pro knihovní fond. Každá knihovna musí mít pouze jeden a zapisuje do něj údaje o všech nově získaných knihovních jednotkách = přírůstcích, a to v takovém pořadí, ve kterém přišly do knihovny. - https://www.mzk.cz/sites/mzk.cz/files/souboryMZK/pdf/mzk-prirucka_pro_knihovniky.pdf (str.18)
Může být v klasické nebo elektronické podobě.
Povinné údaje v přírůstkovém seznamu:
- přírůstkové číslo titulu
- datum zápisu přírůstku
- způsob nabytí knihovního titulu (nákup, dar, výměna)
- jméno autora (v invertovaném tvaru = Příjmení, Jméno)
- název díla (u vícesvazkových děl včetně označení svazku)
- místo a rok vydání
Díky přírůstkovému seznamu získáváme cenné informace o knihovním fondu, o financích knihovny, o počtu nových přírůstků, jazykové a tematické struktuře fondu, atd. Přírůstkové číslo, které kniha získá po zapsání do přírůstkového seznamu, se zapisuje do daného dokumentu, obvykle na rub titulního listu.
Ročníky nebo svazky novin, časopisů a děl, vycházejících v sešitech, evidujeme v přírůstkovém seznamu až po jejich kompletování nebo vazbě. (evidence, vyřezování a ztráty v knihovnách, str. 17)
Každá knihovna vede pouze jeden přírůstkový seznam. Dále však, podle potřeb knihovny, může součástí přírůstkového seznamu být
- přírůstkové seznamy dílčích knihoven nebo poboček
- přírůstkové seznamy samostatných sbírek speciálních druhá literatury (norem, patentů, mikrofilmů, separátů, časopisů, brožur, gramofonových desek, skript, učebnic atd.)
Revize
Revize je proces, při kterém porovnáváme skutečný stav knihovního fondu s evidovaným stavem. Revizi knihovnám nařizuje knihovní zákon 257/2001 Sb. O knihovnách a podmínkách provozování veřejných knihovnických a informačních služeb (knihovní zákon) a je tudíž povinná. Všechny knihovny, které jsou evidovány u Ministerstva kultury, musí provádět revizi 1x za 5 let.
Rozlišujeme 3 druhy revizí
1. Revize soustavná:
- do 5000 knihovních jednotek každé 3 roky
- do 100 000 knihovních jednotek každých 5 let
- u většího fondu během 10 let
2. Mimořádná revize
- provádí se mimo plán a to z nařízení nadřízeného orgánu nebo po stěhování, změně pracovníků, po násilném vniknutí, nebo oznámí-li antikvariát zadržení označených knih
3.Namátková a zkrácená revize
- dle potřeby, pracovník si vytipuje určitou část fondu
- při zjištění, že chybí velké množství knih, následuje mimořádná revize
Průběh revize
U automatizovaných knihoven se revize provádí v příslušném modulu. U knihoven neautomatizovaných se revize provádí za pomoci přírůstkového katalogu. V tomto případě se přírůstkový seznam porovnává se seznamem úbytků a jeho dokladovou částí.
Postupně se kontrolují všechny dokumenty na regálech. Pracovník čtečkou snímá čárové kódy dokumentů uložených na regále a počítač ihned vyhodnotí, které dokumenty jsou půjčené a které jsou ztracené.
Pokud údaje v evidenci souhlasí s údaji v dokumentu, označí se dokument (kniha na rubu titulního listu u přírůstkového čísla) razítkem nebo značkou (Rev. 2013). Stejně je označen i záznam daného dokumentu v pří- růstkovém seznamu, v poli poznámka. (https://www.mzk.cz/sites/mzk.cz/files/souboryMZK/pdf/mzk-prirucka_pro_knihovniky.pdf str.22)
Po provedení revize je nutné vypracovat protokol o výsledku revize knihovního fondu, který obsahuje tyto položky:
- rozsah revize - úsek knihovního fondu a počet knihovních jednotek
- doba revize – datum od kdy do kdy revize byla prováděna
- evidenční podklady, které byly použity
- jména pracovníků, kteří revizi prováděli
- zjištění skutečnosti, zvláště případný nesoulad mezi skutečným a evidovaným stavem
Dále se do protokolu zapisuje seznam ztracených dokumentů a seznam dokumentů určených k vyřazení.
Po revizi obvykle provádí supervize, která je záležitostí pracovníků knihovny, jež jsou dokonale seznámeni s evidenčními podklady, knihovními katalogy a s celkovým pohybem knihovních fondů dané knihovny. Na základě protokolu revizní komise (seznamu nezvěstných knihovních jednotek) se zahájí pátrání po nezvěstných dokumentech.
Úbytky
Úbytkování je dílčí proces knihovny, kde se z knihovního fondu vyřazují dokumenty. Vyřazované knihy neboli úbytky se zapisují do úbytkového seznamu.
Úbytkový seznam slouží k evidenci knihovních jednotek vyřazených z fondu. Každá knihovna má opět pouze jeden seznam a jeho vedení je povinné. Fond má být pravidelně doplňován novými tituly a zastaralé, opotřebované a poškozené dokumenty musí být pravidelně vyřazovány. Podkladem k zápisu do úbytkového seznamu je schválený návrh na vyřazení.
Každý řádek formuláře úbytkového seznamu slouží k zápisu jedné knihovní jednotky a obsahuje:
- datum zápisu
- pořadové číslo záznamu (úbytkové číslo)
- přírůstkové číslo
- jméno autora
- název díla
- místo a rok vydání
- důvod odpisu nebo vyřazení (zastaralost, nevhodnost k profilu fondu, poškození, ztráta)
- doklad o schválení odpisu provozovatelem knihovny
Typy vyřazovaných dokumentů:
neprofilové dokumenty
jedná se o takové dokumenty, které knihovna dříve doplňovala do svých fondů, a které nyní již nejsou v souladu s plánem doplňování. Tyto dokumenty pak jsou velkou součástí tzv. mrtvého fondu. Vyražování neprofilovaných dokumentů se často provádí ve specializovaných knihovnách, které mění profil svých fondů.
zastaralé dokumenty
- dokumenty mohou přestat odpovídat funkci knihovny z důvodu tématického, ideově politického a na základě své aktuálnosti. To platí zejména u vědecké a odborné literatury. Stárnutí dokumentů spočívá v tom, že ztrácejí s růstem svého věku význam, přestávájí být nositeli nových a aktuálních poznatků a jsou tudíž stále méně používány.
duplicitní a multiplicitní literatura
- duplikáty a multiplikáty vznikají v takových knihovnách, které potřebují současně uspokojit týmž titulem větší počet uživatelů, nebo které potřebují doplnit další výtisky do příručních knihoven. K duplicitě dochází v době, kdy dříve získané exempláře nejsou ještě plně spracovány.
literatura opotřebovaná
-týká se dokumentů, které se častým půjčováním znehodnotí tak, že ji již není možné dát opravit.
prohibitní literatura
- jedná se o obsahově závadnou literaturu
ztracené dokumenty
-týká se to dokumentů, u nichž byla po revizi potvrzená ztráta
Pro vedení úbytkového seznamu platí stejná pravidla jako u zápisu do přírůstkového seznamu. Po zapsání dokumentu do úbytkového seznamu je nutné daný dokument dohledat v přírůstkovém seznamu, přeškrtnout v něm celý zápis dokumentu (řádek) a do poznámky napsat vyřazeno pod úbytkovým číslem …, doplnit datum a podpis. V případě, že se ztracený a již odepsaný dokument najde, zapisuje se znovu do přírůstkového seznamu jako nová jednotka. Pokud knihovna uskuteční hromadný odpis dokumentů, může pro toto vyřazování vytvo- řit samostatný seznam (obsahuje pouze přírůstkové číslo, jméno autora, název díla, místo Knihovní fond a rok vydání). V tomto případě nemusí být dokumenty uvedené na seznamu znovu do úbytkového seznamu jednotlivě přepisovány. Odepíší se na jednom řádku a odkáže se na příslušný seznam, který se stane trvalou přílohou úbytkového seznamu
Odkazy
Reference