Diplomatika - pojmy

Brevi manu (b.m.) - "krátkou cestou", vyřízení písemnosti s opominutím instančního postupu, zpravidla nebylo zapisováno do protokolu.

Cirkulář (oběžník) - úřední sdělení určené většímu počtu institucí nebo jiných příjemců; od konce 18. století většinou v tištěné formě.

Cito, cito, citissime - označení spěšnosti vyřízení nebo zrychlení dopravy, zpravidla psáno nad adresou písemnosti.

Čistopis (Reinschrift, Original, mundum, autenticum, expeditio) - definitivní forma zlistinění, tj. podle kancelářských zvyklostí po vnější stránce k expedici připravená písemnost, načisto opsaná a kolacionovaná dle revidovaného a schváleného konceptu. Nutno zjistit, zda čistopis byl opravdu vypraven a doručen příjemci.

Dekret (dekretum, resoluce) a) objektivně stylizované nařízení nebo rozhodnutí panovníka nebo nejvyšších úřadů, obracející se k určité osobě nebo úřadu. Psáno bez adresy a bez podpisu panovníka, stvrzen jen podpisem vydávajícího úřadu. Nevyskytuje se koroborační formule.
b) nařízení či pokyny podřízeným orgánům ve věcech správních či soudních, které právní pořízení buď připravují, ohlašují či již provádějí.
c) v nejnovější době všeobecný název pro úřední výnos (např. jmenovací dekret)
Druhy dekretů:

marginální dekret - rozhodnutí napsané na okraji supliky
dorsální dekret - rozhodnutí napsané na poslední straně podání
dvorský dekret (od r. 1763) - dekret vydaný dvorskými úřady jménem panovníka bez jeho podpisu
prezidentský dekret - dekret vydaný v roce 1945 podle zvláštního zmocnění v době před ustanovením Prozatímního národního shromáždění, který měl působnost zákona.

Depeše

   - urychleně dopravená důležitá zpráva vojenských nebo diplomatických úřadů, většinou telegrafická
   - pravidelné informativní zprávy diplomatických misí jejich vládě o poměrech a událostech ve státě, v němž jsou pověřeny zastoupením

Diplom

   - listina vydaná panovníkem nebo jiným vydavatelem, udělující zpravidla nějaké oprávnění; zpravidla má slavnostnější formu
   - v novější době listina, dosvědčující nabytí akademických hodností a jiných čestných funkcí
   - listiny vyslovující poctu nebo pochvalu, např. čestné členství

Edikt

   - nařízení s platností zákona, vydávané zpravidla formou panovnického listu (u nás velmi řídké)
   - v soudní praxi od 19. století písemné vyhlášení soudního nálezu

Erbanunk (erbaňunk, Erbeinigung)

   - od 14. století vzájemné smlouvy mezi panovnickými či šlechtickými rody, jež měly zajistit druhé straně nástupnictví při vymření vlády schopných potomků jedné strany
   - smlouvy o vzájemné pomoci mezi rody, neřešící nástupnické otázky
   [např. http://www.llv.li/pdf-llv-la-1606-09-29_erbeinigung.pdf]

Expedice (vyhotovení, Ausfertigung)

   -  na čisto opsané a k odeslání připravené úřední vyřízení či rozhodnutí
   - oddělení úřadu pečující o odeslání a doručování úředních spisů
   - regionální, teritoriální, národnostní oddělení ústředního úřadu, př. česká expedice dvorské kanceláře

Extrakt

   - výtah z podání vyhotovené pro potřebu referenta k úřednímu jednání či pro informaci panovníka
   - výtah z dřívějších spisů, sloužící k informaci o projednávaném podání
   - deskové nebo pozemkové knižní výtahy, mající právní platnost

Fasse

   - písemné přiznání o majetku, vydané majitelem (vrchností, poddanými) k úřední potřebě (např. berní fasse; školní fasse)

Fiat

   - staň se; poznámka na podání, vyskytující se zpravidla pod adresou nebo vedlo, příp. na konci textu o kladném vyřízení

Formule derogační

   - bývá občas připojena k sankční formuli; zcela ruší či omezuje platnost některých dřívějších ustanovení a nařízení, která jsou někdy uváděna incipitem

Generálie

   - nařízení nadřízených úřadů, obsahující zpravidla předpisy všeobecného rázu týkající se úřadování a vedení agendy v různých oborech veřejné správy
   - pojmem generálie jsou též označována osobní (životní) data některé osoby sloužící ke zjištění její identity

Glejt

   - průvodní list, zaručující majiteli bezpečnost, svobodný průchod / návrat
   - původně ochranný průvod (např. doprovod krále přes zemskou hranici)

Handfest (hamfešt)

   - starší označení pro listinu

Hodie

   - dnes; poznámka na spise, že má být ihned vyřízen

Chirograf (Kerbzettel, Kerbbrief)

    - písemnosti (zvl. listiny) shodného znění, napsané na jednom listě a odděleny písmeny abecedy nebo nějakým slovem, přes něž byly klikatým řezem odstřiženy a rozděleny oběma stranám. Pravost obou listin byla zjišťována přiložením obou částí k sobě
    - pro dlužní úpisy u nás užíváno formy cedulí řezaných zpečetěných a oddělených od sebe zubovitým řezem

Indorsát

   -  heslový regest obsahu písemnosti napsaný zpravidla na jejím rubu (in dorso)
   - zápis jakéhokoli druhu napsaný in dorso, in rubro písemnosti
   - vyřízení podání, napsané heslovitě in dorso podání

Insinuát

   - zpráva bez nařizovací formy, kterou posílá úřad úřadu, bez ohledu na nadřazenost

In simili mutatis mutandis

    - poznámka pro písaře na konceptu, jehož text je určen pro více příjemců, aby byl tentýž opsán v potřebném počtu ve stejném znění, jen se změnami jmen adresátů a titulů

Instrukce

   - písemná směrnice vymezující způsob činnosti a kompetence určitého úřadu nebo úředních osob

Intercept

   - tajnou službou zachycená a adresátovi nedoručená písemnost (obvykle soukromá, ale i úřední), která se mohla též stát podnětem k jinému úřednímu jednání

Intimát (intimace)

   - sdělení nadřízeného úřadu podřízenému úřadu o vlastním rozhodnutí či o rozhodnutí jiného úřadu

Juxta

   - dodatečný zápis, vztahující se k obsahu původního zápisu v knize, např. v deskách zemských text připsaný po straně tohoto zápisu
   - zkrácený výpis, např. z účetní knihy sloužící jako doklad

Katastr

   - úřední soupis pozemků podrobených pozemkové dani (např. tereziánský katastr)
     viz Katastry
   - soustavný soupis osob, věcí nebo práv (např. katastr voličů)

Knihy cechovní

    - viz Písemnosti cechovních korporací

Knihy městské

   - viz Písemnosti městské správy - úvod

Knihy vedené u vrchnostenských / patrimoniálních úřadů

   - viz Písemnosti patrimoniální správy - úvod

Koncept (notula, minuta, copey, Entwurf, Begriff, projekt, complexio, extensum)

   - návrhy text úředních písemností, z nichž jsou po schválení (vydavatelem, vyšším kancelářským úředníkem) zhotoveny čistopisy (originály) příslušných písemností
   - Druhy konceptů

Konfirmace

   - potvrzení privilegií, obsahující někdy doslovné opisy potvrzované listiny

Konsens

   - povolení; projev souhlasné vůle
   - kladné usnesení úředního kolegia

Kreditiv (lettres de créance)

   - v diplomatickém styku pověřovací listina hlavy státu pro vyslance, určená k odevzdání hlavě státu nebo vládě, u níž je vyslanec pověřen

Kvatern

   - původně složka knihy, která vznikla čtverým přeložením dvoulistu pergamenu/papíru; později označení pro knihu desk zemských, složenou ze čtveřic dvojlistů svázaných v pevných deskách

Kvitance

   - písemné, příjemcem vlastnoručně podepsané nebo notářsky či soudně ověřené potvrzení o příjmu určité částky či o převzetí něčeho vůbec

Laudemium

   - poplatek placený při převodu držby nabývající stranou, vlastně za svolení vlastníka, zpravidla feudála, k prodeji apod.
   - dávka lennímu pánu za udělení investitury

List

   - obsahuje-li pořízení právní povahy a má-li právní závaznost a průkaznost, jedná se o listinu
   - list mocný – propůjčuje příjemci plnou moc k převodu dluhů a závazků
   - list erbovní – listina, udělující právo užívat znaku / erbu, zpravidla obsahující podrobný popis uděleného erbu
   - list zhostný (výhostný) - prohlášení, jímž vrchnost propouštěla poddaného z poddanství ze svého panství
   - list křestní; rodný; výuční
   - list posélací (misiv) – uzavřený list, obsahující sdělení nebo rozkaz panovníka nebo úřadu podřízeným úřadům či institucím

List vlastnoruční (billet, Handschreiben)

   - zprvu odesílatelem vlastnoručně psaný a osobně stylizovaný list soukromého i úředního obsahu, později i list odesílatelem jen vlastnoručně podepsaný nebo parafovaný bez předepsaných kancelářských formalit

Listina

   - písemné svědectví o pořízení trvalé právní povahy, složené v určité formě, jež jí dodávají průkaznou moc

L. S. [locus sigilli]

   - v opisech nebo edicích označení, že je na originále přitištěna pečeť

Majestát

   - označení pro privilegium, zejména významnějšího obsahu,  zpečetěné majestátní pečetí

Mandát

   - list otevřený; druh patentu, jež má nařizovací obsah, často se obrací k většímu počtu osob
    - oprávnění k provádění určité funkce

m.p. [manu propria]

   - označení vlastnoručního podpisu, připojované k podpisům na originálech i v opisech

Manuál

    - úřední kniha pro běžné zapisování výsledků úředního jednání, z něhož byly zápisy přepisovány na čisto do příslušných druhů úředních knih (např. radní manuál)

i. m.; in margine

   - označení přípisků, příp. kancelářských poznámek připsaných po straně

Misiv

   - list posélací

Mundum

   - čistopis

Nařízení (Veordnung)

   - všeobecný výraz pro různé formy rozkazů, od 18. století výnosy zeměpanských úřadů podřízeným úřadům nebo stranám s platností zákonné normy

Normálie

   - vnitřní předpisy (normy) nebo ustanovení a pokyny nadřízeného orgánu podřízeným institucím, zpravidla obecnější povahy (např. o vyřizování určité věcné agendy); u podřízených úřadů, tj. příjemců normálií, bývaly často opisovány (nebo originály vevazovány) do knih normálií

Nota

   - písemné sdělení, vyměňované mezi úřady stojících na roveň

Opis (kopie, apographum, transsumpt, copia, Abschrift)

   - současně nebo dodatečně zhotovená reprodukce textu originálu; mohly být zhotoveny jak u vydavatele, tak i u příjemce
   - druhy opisů - prostý, neověřený - často je velmi obtížné zjistitelný původ
                          - úředně ověřený (copia vidimata, vidimus) notářem nebo soudem, obvykle  nahrazují originál
                          - obkreslené opisy (copia imitativa, Nachzeichnung) - napodobují i vnější znaky originálu (např. podpisy)
                          -  opis opisu (copia copiae) - opis zhotovený dle jiného opisu

P. T. ; pleno titulo

   - poznámka označující, že je vynechán plný titul, často velmi dlouhý se všemi hodnostmi adresáta nebo odesílatele

Parafa

   - šifra, sigla, zkratka, zpravidla osobního, u panovníka a církevního hodnostářů i křestního jména, připojovaná ke konceptu na znamení jeho schválení nebo na originál místo celého podpisu
   - iniciály či zkratky jména úředníka kanceláře na levé straně příslušného listu; tím byl text konceptu  příslušným úředníkem schválen

Patent (littera patens, offener Brief)

   - otevřený a na rubu či pod textem přitištěnou pečetí opatřený list, od 2. poloviny 16. století i tištěný, jehož obsah se týká širšího okruhu veřejnosti a má zpravidla v období panovnického absolutismu platnost zákona; vyznačuje se obvykle velkou intitulací vydavatele a jeho podpisem, který bývá i u tištěných exemplářů někdy vlastnoruční, zpravidla však rovněž tištěný (faksimile)
   - druhy patentů - pas - zajišťuje jeho držiteli svobodný průchod určitým územím; má ochranný a zároveň doporučující charakter
                               - glejt – zajišťoval svobodný přístup ku právu
                               - list půhonný (compulsorial) - povolání ku právu, aby vypovídal nebo hájil své právo
                               - freibrief -  povolení k svobodnému provozování řemesla mimo cech
                               - mandát - list, jímž se něco přikazuje nebo rozkazuje

Petice (suplika, Eingabe)

   - obecný název pro žádost, kterou podával jednotlivec nebo více lidí vyššímu, rozhodujícímu činiteli

Placet, fiat

   - schvalovací vyřizovací poznámka na suplice, připsaná buď po straně textu nebo pod adresou
   - poznámka představeného kanceláře nebo panovníka, schvalující znění konceptu a připsaná v levé polovině strany konceptu
   - schválení něčeho vůbec

Presentatum

   - časové označení, kdy podání došlo do kanceláře, připsané po doručení podání zpravidla vpravo pod adresu

Presidiale

  - zvláštní oddělení registratury vyhrazené pro důvěrnější písemnosti vyřizované zpravidla přímo přednostou; v oddělení jsou vedeny samostatné pomocné knihy, protokoly a indexy aj.

Privilegium

   - zpravidla slavnostně v určitých formách vyhotovená listina, propůjčující příjemci zvláštní oprávnění nebo výsady, či povolující výjimku z platných norem (privilegia stavovská, městská, nobilitační, cechovní, lékárnická, knihtiskařská)

Prodomát

   - záznam určený jen pro vlastní, vnitřní potřebu

Protokol

   - zápis o ústním jednání a jeho výsledcích, uvádějící vždy dobu, místo, předmět jednání a zúčastněné  osoby
   - podací protokol (exhibitní, Eingagsprotokoll, Eingangsjournal, Exhibitenprotokol, Geschäftsprotokoll, liber exhibitorum) - pomocná kancelářská kniha, do které byly zapisovány zprávy o přijímaných písemnostech v chronologickém pořádku tak, jak došly do kanceláře s uvedením data, kdy byla písemnost přijata, kým a kdy byla vyřízena, popř. i registraturní značka pod kterou je spis uložen
   - jednací protokol - kniha zaznamenávající jednání úřadu, zasedání komisí sborů, sněmů a různých korporací
   - expediční protokol (Ausgangs Expeditionsprotokoll) – registraturní kniha, do níž byly v časovém pořadí zaznamenávány spisy z kanceláře vyšlé

Přednesení (přednes, Vortrag, imediátní zpráva, trůnní zpráva)

   - různé návrhy, dobré zdání nebo referát předkládaný podřízeným úřadem panovníkovi nebo nadřízenému úřadu k posouzení, konečnému rozhodnutí a schválení; píše se podobně jako koncept pouze po pravé polovině strany, vlevo ponecháno místo na panovníkovo rozhodnutí; na dorsu bývá připojen stručný obsah písemnosti ve formě regestu a podpis úředníka podávající přednesení

Rapulář

   - výtah z protokolů

Reces (recessus, Abschied, Bescheid, literae inhibitoriales)

   - zvláštní druh dekretu vydaný kanceláří jménem panovníka bez jeho podpisu; byl užíván zpravidla v soudní, ale i jiné agendě, jímž se zpravidla zastavovala další řízení v určité věci
   - od 18. století dohoda dvou stran o právních a majetkových otázkách (např. decenální reces z r. 1748)

Relace (zpráva, Bericht)

   - hlášení podřízeného úřadu nadřízenému

Remittenda

   -došlé spisy, které jsou bez zpracování úřadem přímo postoupeny kompetentnímu úřadu

Reskript

    - rozhodnutí či rozkaz panovníka, stylizovaný v 1. osobě a vydavatelem vlastnoručně podepsaný (u nás v praxi značně omezeny po r. 1763 – od té doby místo nich vydávány dvorské dekrety)

Revers

   - listina, jíž vydavatel vstupuje k příjemci v určitý právní poměr nebo tento poměr blíže určuje a vymezuje (např. volební revers, jímž se nově zvolený panovník zavazuje zachovávat zemské zřízení a stavovská privilegia)
   - písemné, vlastnoručně podepsané prohlášení, obsahující nějaký osobní závazek
   - v technickém slova smyslu zadní strana listiny, pečeti; opakem je avers

Rolla

   - návrh vyřízení, posílaný postupně (per rollam) k posouzení, dobrému zdání nebo podpisu členům úřednického kolegia
   -  berní rula  viz Katastry
   - papírový svitek

Rubrum

   - název zadní strany podání s adresou (in rubro)
   - okrajové rubrum na dolním okraji a případně i po dalších okrajích originálního reskriptu shrnující stručně obsah písemnosti pro informaci panovníka před podpisem; před expedicí originálu byl tento regest v kanceláři odstřižen

Sentence

   - soudní nález; rozsudek pře (zvl. v městském právu); zapisovány do zvláštních soudních knih

Statim, statissime

   - ihned, neprodleně; poznámka, že spis má být vyřízen okamžitě

Testament

   - poslední vůle o dispozici s majetkem pro případ smrti odkazovatele

Titulář

   - kancelářská pomůcka užívaná cca od ½ 15. st. obsahující abecední seznamy všech úřadů i osob, s nimiž daná kancelář udržovala písemný styk, roztříděné do rubrik podle stavů s uvedením všech titulů, které daná osoba či instituce vzhledem ke svému postavení užívá, včetně ustálených obratů pro jejich adresy

Votum

   - ústně nebo písemně podané dobré zdání referenta v poradě kolegia

Výnos (Erlass)

   - písemně publikované rozhodnutí hlavy státu nebo vyššího úřadu v konkrétní záležitosti; množství výnosů stoupá až od 19. století
   - konkrétní příkaz nadřízeného úřadu nižšímu