Knihovnické procesy - systémový přístup, základní rozdělení

Informační systém Obecně je systém definován jako komplex vzájemně spjatých prvků a jejich propojení s okolím. Systém může být současně prvkem systému vyššího řádu a každý prvek systému může být zároveň systémem nižšího řádu. Např. systém knihoven obsahuje prvky knihovna, říkáme tedy, že knihovna je prvkem systému knihoven. Jestliže definuji systém knihovny, pak jsou jeho prvky - např. dokumenty nebo procesy (akvizice). Systém akvizice lze také dekomponovat na statické a dynamické prvky a zejména charakterizovat okolí systému. V širším slova smyslu se informační systém – komunikační systém je systém, který provází informaci od jejího vzniku k příjemci informací. Skládá se ze subsystému tvorby informací, zprostředkování informací a subsystému spotřeby informací. Knihovní systém je jedním z možných subsystémů zprostředkování dokumentů a informací. Funkci zprostředkovatele zde vykonává knihovna, která dokumenty nejprve získá, pak zpracuje, uloží, chrání a půjčuje čtenáři. Systémový přístup k této problematice nám umožní chápat procesy a funkce knihovny komplexně, ve vnitřních ale také vnějších souvislostech. Dovolí nám definovat současný stav knihovny a při jakékoli změně v prvcích nebo vazbách i možné změny v chování systému. Každý dobře fungující systém musí být schopen vývoje. To samozřejmě platí i o knihovním systému. Změnám ve vnějších i vnitřních faktorech okolí systému, které ovlivňují jeho chování, by se měla přizpůsobit i organizace a náplň práce zaměstnanců informační instituce. Zejména je nutné, aby se tyto změny projevily co nejdříve ve službách uživatelům.

Dekompozice knihovnického systému

Dekompozicí rozumíme definování statických a dynamických prvků systému, které musí být kvantifikovány. Kromě toho také velmi podrobně zkoumáme a popíšeme okolí systému. Důležité je stanovení vazeb jednotlivých prvků a zejména se věnujeme zpětným vazbám.

Dekompozice knihovnického systému umožňuje dokonale a stručně charakterizovat knihovnu. Slouží jako východisko projektů nebo grantových zpráv. Také nám umožňuje bezproblémově provádět změny v instituci v jednotlivých prvcích.

Statické prvky

Statické prvky lze chápat jako „základní stavební kameny“ knihovny. Statické prvky informačního systému jsou takové prvky, ve kterých nedochází k transformaci informací. Patří mezi ně knihovní fondy, zaměstnanci, zařízení knihovny a uživatelé.Všechny statické prvky musí být kvantifikovány

1. Knihovní fondy

Knihovním fondem rozumíme "odborně knihovnicky zpracovanou, uloženou a zpřístupňovanou sbírku knihovních jednotek v určité knihovně". Do fondu patří primární a sekundární informační zdroje, tedy kromě dokumentů samotných také katalogy, databáze nebo přírůstkové a úbytkové seznamy. Fondy můžeme rozdělit na fyzické a virtuální. Fyzické fondy jsou hmotné, reálné dokumenty. Virtuální fondy pak zahrnují nejen elektronické a online zdroje a databáze, ale také dokumenty potenciálně přístupné pomocí meziknihovní výpůjční služby nebo služby document delivery service.

2. Zaměstnanci

Mezi zaměstnanci knihoven se nenacházejí jen vystudovaní knihovníci a informační pracovníci, ve skutečnosti jsou mezi zaměstnanci v menšině. V České republice jsou k dispozici tři vysoké školy vyučující obor knihovnictví: Univerzita Karlova v Praze, Masarykova univerzita v Brně a Slezská univerzita v Opavě, v Praze existuje také Vyšší odborná škola informačních služeb. Středních škol je v ČR osm. Knihovníci mají dále možnost se vzdělávat v rámci tzv. celoživotního vzdělávání. Tam patří např. účast na oborových konferencích, nejznámějšími jsou Knihovny současnosti, Inforum nebo Knihovny, archivy a muzea v digitálním světě.
V knihovnách jsou často zaměstnáni také "paraprofesionálové", lidé vyškolení pro specifické služby, kteří nemají knihovnické vzdělání. Přináší tak cennou perspektivu jiných oborů.
Samozřejmě v knihovnách najdeme i jiné odborné profese, hlavně informační techniky, ekonomy, účetní nebo skladníky.
Velký boom zažívá dobrovolnictví v knihovnách a kulturních institucích vůbec. Provozovatelé si od toho slibují levnou pracovní sílu, ale aby dobrovolnictví fungovalo tak, jak má, je třeba dodržovat nějaké základní zásady. V prvé řadě je to profesionální řízení, které musí pamatovat na to, že dobrovolníci chtějí dělat to, co je baví, ale to nesmí narušovat chod knihovny. Dále se jedná o správnou komunikaci, která s vedením souvisí, a vytváření hodnot. Dobrovolnictví může být jak dlouhodobé, tak i jednorázové. Příkladem je živý řetěz, který vytvořili dobrovolníci při stěhování knihovny v Lounech.

3. Zařízení knihovny

Zařízení knihovny velmi souvisí s její architekturou. Základní otázkou je, jak navrhnout knihovnu, aby v ní bylo vše potřebné. Každá knihovna musí mít sklad, volný výběr, počítače, multimediální zařízení a kanceláře. Dále může být přidaná studovna, tiché místo nebo relaxační prostor, např. kavárna. Velikost a propojení jednotlivých částí má velký efekt na pohodlí čtenářů, a tedy na návštěvnost knihovny. S tím těsně souvisí i způsob organizace fondu, který je nutno zvolit velmi pečlivě. Samozřejmostí by dnes měl být bezbariérový přístup, protože "každý desátý člověk v České republice [se] řadí mezi osoby se zdravotním postižením".
Důležitá je také otázka, kam knihovnu ve městě postavit. Např. kopec v cestě může snížit počet uživatelů, dobrá je naopak blízkost zastávky MHD.

4. Uživatelé

Knihovnictví je služba lidem (čtenářům), která má plnit jejich informační potřeby. Procesní management zaručí, že všechny procesy povedou ke službě jako takové. "Pomáhá zvýšit celkovou efektivnost … tím, že odstraní zbytečně vykonávané procesy nebo procesy zjednoduší." Knihovna by měla znát své čtenáře, ty aktuální i ty potenciální, a reagovat na jejich potřeby. Tím se zabývá tzv. komunitní role knihoven.
Zároveň je velmi důležitá zpětná vazba od uživatelů, bez které nemůže fungovat žádný informační systém.

Dynamické prvky

Součástí dynamických prvků knihovnického systému jsou všechny činnosti (procesy) v knihovně. Základními procesy knihovnického systému jsou: akvizice, katalogizace, organizace knihovního fondu (ochrana a uchování) a knihovnické služby. Jejich vazby a zejména vazby se čtenářem jsou znázorněnyna obrázku

2. Zpracování informačních zdrojů, katalogizace

Katalogizací rozumíme budování katalogu (databází) pomocí katalogizačních a indexačních pravidel, příp. metadatových standardů. Katalogizační záznamy jsou ukládány ve výměnném formátu (většinou typu MARC) a publikovány v elektronickém katalogu OPAC (Online Public Access Catalog). Katalogizační zpracování má velký vliv na vyhledávání, důležitá je přesnost a standardizace.
Rozlišujeme dva druhy katalogizace, kooperativní a sdílenou. Kooperativní katalogizace funguje na základě výměnného formátu, každý katalogizátor si může stáhnout cizí záznam a případně si ho dále upravit pro své potřeby. Sdílená katalogizace může probíhat jenom v případě, že knihovny používají stejný systém, např. knihovny jedné univerzity. V takovém případě katalogizátor najde zdroj v centrální databázi a pouze k němu přidá jednotku. "Jejím hlavním smyslem je omezit multiplicitu při zpracování dokumentu a dosáhnout jednotnosti zpracování podle platných katalogizačních pravidel."

3.Uložení informačních zdrojů, budování a ochrana fondů

Budování fondů řeší otázku, jak fond prakticky uložit. Důležitá je provázanost mezi katalogem a fondem. Zdroje mohou být řazeny abecedně, tematicky, podle druhů dokumentů, formátu nebo přírůstkového čísla. Na různých místech může být řazení odlišné, např. ve skladu se používá převážně přírůstkové nebo formátové řazení, ve volném výběru abecední nebo tematické.
Ochrana fondů je zásadní u fyzických i digitálních dokumentů. Všechny informační zdroje musí být chráněny před krádežemi (elektromagnetické pásky, RFID čipy) a poškozením lidmi, které je nejčastější. Před požárem chrání protipožární dveře, kovové regály nebo hlásiče požáru. Nebezpečné mohou být také nepříznivé vlivy, a to jak fyzikální, tak i biologické a chemické (zvláště ve znečištěných oblastech). Teplota nesmí přesáhnout 18°C a vlhkost 50 %, přísnější pravidla jsou pro skladování vzácných tisků a filmových pásek.

4. Zpřístupnění informačních zdrojů, služby a marketing

Knihovnictví je služba a jako taková musí být i chápána. Existují ale velké rozdíly mezi jednotlivými typy knihoven (specializované, základní). Podle zákona 257/2001 Sb. jsou služby bezplatné, s výjimkou těch, za které může být požadována částka ve výši skutečných nákladů.
Mezi povinně bezplatné služby patří služby výpůjční (včetně meziknihovní výpůjční služby a online zdrojů dostupných zdarma), ústní rešerše a zpřístupnění vnějších informačních zdrojů (většinou se jedná o státní správu nebo samosprávu). Úplatu skutečně vynaložených nákladů mohou knihovny požadovat za reprografické a meziknihovní reprografické služby, mezinárodní meziknihovní výpůjční služby, zpřístupnění placených online zdrojů, písemné rešerše a kulturní, výchovnou a vzdělávací činnost.
Z hlediska marketingu je důležité zjišťování informačních potřeb uživatelů pomocí dotazníků nebo anket a propagace služeb včetně webové prezentace. A nezbytné je také sledovat zpětnou vazbu. "Díky zpětné vazbě lze získávat užitečná data a podklady pro zlepšování, které jsou nezbytné k tomu, aby si knihovny udržely důležitou pozici i v budoucnu."

Okolí informačního systému

Okolí jakéhokoli informačního systému ho silně ovlivňuje. Knihovna na něj nemá vliv, ale musí počítat s jednotlivými skutečnostmi. Řadíme tam:

• stav poznání a vzdělávání ve státě;
• vývoj techniky, hlavně informačních technologií;
• platnou legislativu;
• společensko-politický systém (např. totalitní režimy a cenzura);
• strukturu populace;
• tvůrce informací, knižní trh;
• a konečně zřizovatele knihovny, který rozhoduje o přísunu financí.

Odkazy

Související odkazy

Akvizice
Bezpečnost, ochrana
Architektura knihoven
Meziknihovní výpůjční služba (MVS)
Knihovnické automatizované systémy a knihovnický software

Klíčová slova

informační systém, informační proces, akvizice, katalogizace, uložení fondů, ochrana fondů, knihovní služby