Správa fondu - přírůstkování, úbytky, revize

Přírůskování

Jedná se o dílčí činnost knihovny, kdy se evidují nové přírůstky (tzn. nové tituly), a to do přírůstkového seznamu.

Přírůstkový seznam

Přírůstkový seznam je základním statistickým a majetkovým dokladem knihovny. Evidují se v něm všechny knihovní dokumenty získané pro fond knihovny. Každá knihovna musí mít pouze jeden a zapisuje do něj údaje o všech nově získaných knihovních jednotkách = přírůstcích, a to v takovém pořadí, ve kterém přišly do knihovny.

Může být v klasické nebo elektronické podobě.

Povinné údaje v přírůstkovém seznamu:

• přírůstkové číslo titulu
• datum zápisu přírůstku
• způsob nabytí knihovního titulu (nákup, dar, výměna)
• jméno autora (v invertovaném tvaru = Příjmení, Jméno)
• název díla (u vícesvazkových děl včetně označení svazku)
• místo a rok vydání

Díky přírůstkovému seznamu získáváme cenné informace o knihovním fondu, o financích knihovny, o počtu nových přírůstků, jazykové a tematické struktuře fondu, atd. Přírůstkové číslo, které kniha získá po zapsání do přírůstkového seznamu, se zapisuje do daného dokumentu, obvykle na rub titulního listu.

Ročníky nebo svazky novin, časopisů a děl, vycházejících v sešitech, evidujeme v přírůstkovém seznamu až po jejich kompletování nebo vazbě.

Každá knihovna vede pouze jeden přírůstkový seznam. Dále však, podle potřeb knihovny, může součástí přírůstkového seznamu být

• přírůstkové seznamy dílčích knihoven nebo poboček
• přírůstkové seznamy samostatných sbírek speciálních druhá literatury (norem, patentů, mikrofilmů, separátů, časopisů, brožur, gramofonových desek, skript, učebnic atd.)

Revize

Revize je proces, při kterém porovnáváme skutečný stav knihovního fondu s evidovaným stavem. Revizi knihovnám nařizuje knihovní zákon 257/2001 Sb. O knihovnách a podmínkách provozování veřejných knihovnických a informačních služeb (knihovní zákon) a je tudíž povinná. Všechny knihovny, které jsou evidovány u Ministerstva kultury, musí provádět revizi 1x za 5 let.

Rozlišujeme 3 druhy revizí

1. Revize soustavná:

- do 5000 knihovních jednotek každé 3 roky

- do 100 000 knihovních jednotek každých 5 let

- u většího fondu během 10 let

2. Mimořádná revize

- provádí se mimo plán a to z nařízení nadřízeného orgánu nebo po stěhování, změně pracovníků, po násilném vniknutí, nebo oznámí-li antikvariát zadržení označených knih

3.Namátková a zkrácená revize

- dle potřeby, pracovník si vytipuje určitou část fondu - při zjištění, že chybí velké množství knih, následuje mimořádná revize

Průběh revize

U automatizovaných knihoven se revize provádí v příslušném modulu. U knihoven neautomatizovaných se revize provádí za pomoci přírůstkového katalogu. V tomto případě se přírůstkový seznam porovnává se seznamem úbytků a jeho dokladovou částí.

Postupně kontrolujeme dokumenty na regálech. Pracovník čtečkou snímá čárové kódy dokumentů uložených na regále a počítač ihned vyhodnotí, které dokumenty jsou půjčené a které jsou ztracené.

Pokud údaje v evidenci souhlasí s údaji v dokumentu, označí se dokument (kniha na rubu titulního listu u přírůstkového čísla) razítkem nebo značkou (Rev. 2013). Stejně je označen i záznam daného dokumentu v pří- růstkovém seznamu, v poli poznámka.

Po provedení revize je nutné vypracovat protokol o výsledku revize knihovního fondu, který obsahuje tyto položky:

• rozsah revize - úsek knihovního fondu a počet knihovních jednotek
• doba revize – datum od kdy do kdy revize byla prováděna
• evidenční podklady, které byly použity
• jména pracovníků, kteří revizi prováděli
• zjištění skutečnosti, zvláště případný nesoulad mezi skutečným a evidovaným stavem

Dále se do protokolu zapisuje seznam ztracených dokumentů a seznam dokumentů určených k vyřazení.

Po revizi obvykle provádí supervize, která je záležitostí pracovníků knihovny, jež jsou dokonale seznámeni s evidenčními podklady, knihovními katalogy a s celkovým pohybem knihovních fondů dané knihovny. Na základě protokolu revizní komise (seznamu nezvěstných knihovních jednotek) se zahájí pátrání po nezvěstných dokumentech.

Úbytky

Úbytkování je dílčí proces knihovny, kde se z knihovního fondu vyřazují dokumenty. Vyřazované knihy neboli úbytky se zapisují do úbytkového seznamu.

Úbytkový seznam slouží k evidenci knihovních jednotek vyřazených z fondu. Každá knihovna má opět pouze jeden seznam a jeho vedení je povinné. Fond má být pravidelně doplňován novými tituly a zastaralé, opotřebované a poškozené dokumenty musí být pravidelně vyřazovány. Podkladem k zápisu do úbytkového seznamu je schválený návrh na vyřazení.

Každý řádek formuláře úbytkového seznamu slouží k zápisu jedné knihovní jednotky a obsahuje:

• datum zápisu
• pořadové číslo záznamu (úbytkové číslo)
• přírůstkové číslo
• jméno autora
• název díla
• místo a rok vydání
• důvod odpisu nebo vyřazení (zastaralost, nevhodnost k profilu fondu, poškození, ztráta)
• doklad o schválení odpisu provozovatelem knihovny

Typy vyřazovaných dokumentů:

neprofilové dokumenty

jedná se o takové dokumenty, které knihovna dříve doplňovala do svých fondů, a které nyní již nejsou v souladu s plánem doplňování. Tyto dokumenty pak jsou velkou součástí tzv. mrtvého fondu. Vyražování neprofilovaných dokumentů se často provádí ve specializovaných knihovnách, které mění profil svých fondů.

zastaralé dokumenty

- dokumenty mohou přestat odpovídat funkci knihovny z důvodu tématického, ideově politického a na základě své aktuálnosti. To platí zejména u vědecké a odborné literatury. Stárnutí dokumentů spočívá v tom, že ztrácejí s růstem svého věku význam, přestávájí být nositeli nových a aktuálních poznatků a jsou tudíž stále méně používány.

duplicitní a multiplicitní literatura

- duplikáty a multiplikáty vznikají v takových knihovnách, které potřebují současně uspokojit týmž titulem větší počet uživatelů, nebo které potřebují doplnit další výtisky do příručních knihoven. K duplicitě dochází v době, kdy dříve získané exempláře nejsou ještě plně spracovány.

literatura opotřebovaná

-týká se dokumentů, které se častým půjčováním znehodnotí tak, že ji již není možné dát opravit.

prohibitní literatura

- jedná se o obsahově závadnou literaturu

ztracené dokumenty

-týká se to dokumentů, u nichž byla po revizi potvrzená ztráta

Pro vedení úbytkového seznamu platí stejná pravidla jako u zápisu do přírůstkového seznamu. Po zapsání dokumentu do úbytkového seznamu je nutné daný dokument dohledat v přírůstkovém seznamu, přeškrtnout v něm celý zápis dokumentu (řádek) a do poznámky napsat vyřazeno pod úbytkovým číslem …, doplnit datum a podpis. V případě, že se ztracený a již odepsaný dokument najde, zapisuje se znovu do přírůstkového seznamu jako nová jednotka. Pokud knihovna uskuteční hromadný odpis dokumentů, může pro toto vyřazování vytvořit samostatný seznam (obsahuje pouze přírůstkové číslo, jméno autora, název díla, místo Knihovní fond a rok vydání). V tomto případě nemusí být dokumenty uvedené na seznamu znovu do úbytkového seznamu jednotlivě přepisovány. Odepíší se na jednom řádku a odkáže se na příslušný seznam, který se stane trvalou přílohou úbytkového seznamu.

Odkazy

Použitá literatura

JELÍNKOVÁ, Věra. Obsahová prověrka a dislokace fondů do odlehčovacích skladů. 1. Praha: Státní technická knihovna, 1982. NOVÁKOVÁ, Naďa. Evidence, vyřazování a ztráty v knihovnách. 2. vydání. Praha: Státní technická knihovna, 1984. DILHOFOVÁ, Adéla, Monika KRATOCHVÍLOVÁ a Jan LIDMILA. Příručka pro knihovníky veřejných knihoven [online]. Vyd. 1. Brno: Moravská zemská knihovna v Brně, 2013, 59 s. [cit. 2015-12-28]. ISBN 978-80-7051-199-2.

Související články

Revize Akvizice

Klíčová slova

revize, evidence, přírůstky, úbytky