Projektový management

Jak již samotné heslo vypovídá, jedná se o způsob, jakým jsou projekty řízeny. Někdy hovoříme také o řízení projektu, project managementu nebo managementu projektů. Každý projekt je potřeba pečlivě řídit, ať už se jedná o stavbu domu či organizaci významné akce.

Charakteristika

Projektový management se zabývá řízením projektů. Projekt je časově ohraničená činnost, kterou tvoří řada procesů a jejich cíle mají konkrétní obrysy. Management těchto činností je tedy úsilí, které je organizované a při kterém je jasně definovaný cíl. Důležité je, aby řízení probíhalo efektivně a bylo tak účelné. Pouze tak může být výsledkem předpokládaný cíl, za předem danou dobu, a s předpokládanými náklady. Projekt řídí projektový manažer, který by měl umět aplikovat znalosti, zkušenosti, dovednosti, činnosti, nástroje a techniky – pokud je vše v pořádku, kýženého cíle je dosaženo v požadovaném čase, nákladech ale i kvalitě.

Přístupy k řízení projektu

Každý projekt je originální, a proto není možné ani určit jeden jediný přístup, který by se mohl při každém řízení využít. Před zvolením přístupu je nutné znát projekt, který bude objektem řízení. Pro příklad, nemůžeme využít stejný přístup k výstavbě stadionu a k vývoji počítačového programu.

Existují proto dva přístupy, mezi kterými je možné se rozhodnout:

• Agilní přístup

Tento přístup je poněkud volnější, ale klade velký důraz na komunikaci mezi projektovým týmem a koncovým zákazníkem. V průběhu projektu je nutné s klientem komunikovat, a upřesňovat si tak to, jak má výsledný projekt vypadat. S tím souvisí také to, že práce není naplánovaná dopředu, ale plánuje se teprve v průběhu. Při tomto přístupu nejčastěji dochází k vývoji výsledného produktu. Je možné se s agilním přístupem setkat při vývoji softwaru.

• Tradiční přístup

Je naprostým opakem agilního přístupu. Jeho charakteristickým znakem je pečlivé naplánování všech potřebných kroků na začátku samotného projektu i toho, jak se budou řídit jednotlivé aktivity. Tento přístup se využívá pro projekty, které mají jasnou vidinu cíle. Cíl by měl být kvalitně popsaný, stejně tak výstupy a plán.

Typickým znakem tradičního přístupu jsou fáze, kterými by měl projekt projít, tedy:

• Iniciace
• Plánování
• Realizace
• Monitoring
• Uzavření
  

Metody pro řízení projektu

Při řízení projektu není možné využít stejný způsob vedení pro každý projekt. Každý projekt je jiný a řeší individuální problémy, proto je důležité si pro projekt vybrat správnou metodu. Lze ale využít některé metody, které lze individuálně aplikovat na současný projekt.

Například:

• Kritická cesta

Jedná se o metodu, kdy je daný časový harmonogram a je nutné postupovat postupně. V praxi to funguje tak, že projektový manažer zveřejní úkoly, určí, které na sobě závisí a které naopak mohou být odloženy. Výsledkem by mělo být nejrychlejší řešení úkolů, bez zbytečného zdržování.

Diagram vytvořen pomocí kombinace dvou metod - Kritické cesty a PERT

• SCRUM

SCRUM je metodou, která se používá při agilním řízení projektů v poslední době nejvíce. Tato metoda vznikla v roce 1990, zakladateli Kenem Schwaberem a Jeffem Sutherlandem. Při této metodě jsou využívány malé týmy, které dosahují splnění úkolů krátkými sprinty (pevně stanovený časový úsek, jasně definovaný výsledek - ve většině je doba trvání 1 - 2 týdny). Projekt se tak rozděluje na menší, lépe proveditelné celky.

Metodu SCRUM tvoří tři základní pilíře:

• Transparentnost
• Kontrola
• Adaptace
  

Díky těmto pilířům mají všichni přehled o tom, co se právě děje, proč se to děje a v jakém je to stavu. Následně probíhá po krátkých periodách kontrola, zda je vše v pořádku a pokud ne, jsou na místě změny, aby došlo k vyhovujícímu výsledku. SCRUM tým se skládá ze tří složek, z vlastníka produktu, vývojového týmu a z role SCRUM Mastera. Tyto týmy jsou sebeorganizované a multifunkční.

• PERT

Zde se jedná o techniku hodnocení a kontroly programu, která se nejčastěji používá společně s metodou kritické cesty. Hlavním cílem je snížení nákladů a času, jenž je potřebný pro dokončení projektu. Jednou z hlavních funkcí je vizuální diagram úkolů a harmonogramu projektu.

Standardy a normy pro řízení projektů

Na světě existuje několik organizací, které vydávají standardy pro řízení projektů na mezinárodní úrovni. Dále je možné využít řadu jiných oborových a dílčích metodik. Mezi nejznámější organizace v tomto oboru patří PMI, IPMA a AXELOS Limited.

Nejrozšířenější metodiky a standardy pro řízení projektů jsou:

• PMBOK(Project Management Body of Knowledge) – vydává PMI
• PRINCE2 (Projects in Controlled Environment – vydává AXELOS Limited
  

Tyto metodiky jsou vhodné pro projekty libovolného charakteru a různé velikosti. Rozhodování, kterou metodu pro konkrétní projekt zvolit by se mělo odrážet od několika faktorů. Na organizaci samotné, jakého je druhu, jaká je její rozloha, jak je řízena. Dále dle zaměření projektu, jaký je jeho cíl, rozpočet, kapacity, priority, harmonogram, rizika. Ale také na projektovém manažerovi, který zodpovídá za celý projekt.

Dále jsou pro řízení projektu zásadní normy ISO. Tyto normy zajišťují certifikovat systém řízení projektů v organizaci.

Rozlišujeme dvě normy:

• ISO 10006 – Systémy managementu jakosti
• ISO 21500 – Management projektu
  

Personální obsazení

Každý projekt je prováděn sestaveným týmem. V jeho čele je projektový manažer, který průběžně tým kontroluje, komunikuje s ním a závěrem všechny výsledky prezentuje.

• Projektový manažer

Pozice projektového manažera je nejzodpovědnější pozicí v projektovém týmu. Je důležité, aby se člověk orientoval ve svém oboru, a získal v něm patřičné vzdělání (např. IT). Úkolem tohoto člověka je dodržet stanovený harmonogram, rozpočet a kvalitu výsledného produktu. Projektový manažer plánuje celý postup při projektu, realizuje ho a následně hodnotí. Pro jeho práci jsou důležité lidské a finanční zdroje, komunikace s managementem.

Při práci s projektovým týmem se manažer zaměřuje na jeho činnost, kterou musí neustále koordinovat, aby se tým nijak neodchýlil od předem daného plánu. Dále je tým monitorován, manažer o něm reportuje a hlídá všechny další abnormality, které by se mohly při cestě k cíli naskytnout.

Aby byl projekt úspěšný, musí být schopnosti projektového manažera pokročilé. Musí být schopen čelit změnám (change management), řešit problémy a případné změny, se kterými přichází zadavatel. Mezi tyto činnosti patří například řízení dokumentace k projektu, sestavení realizačního týmu a jeho následné vedení s motivací, počítat s riziky (risk management), koordinace jednotlivých procesů, příprava časového odhadu projektu, či prezentace toho, jak projekt postupuje.

• Projektový tým

Žádný projekt by nikdy nedošel ke zdárnému konci, kdyby neměl správně sestavený projektový tým. Každý z týmu se aktivně podílí na projektu a přispívá svými zkušenostmi ke splnění cíle. Tým je koordinován manažerem týmu, který každému přidělí pracovní pozici a výstupy, za které má odpovědnost, ale také přináší určité pravomoci.

Při sestavování se velmi často využívá maticová organizační struktura. Jedná se o jeden typ formální organizační struktury. Jasně ukazuje, kdo je přiřazený k jaké pozici, ale také přiřazuje nadřazeného (vedoucího) člena týmu.

Terminologie k řízení projektu

• Člověkoden – Jedná se o pracovní čas jedné osoby za jeden pracovní den (= 8 hodin). Tato jednotka se v projektu využívá při plánování, ale také při vykazování spotřeby času na daný úkol.

• Harmonogram projektu – Časový plán projektu, znázorňuje posloupnost provedení jednotlivých činností. Často se pro jeho vyjádření využívá Ganttův diagram.

• Magický trojúhelník projektového řízení – Obsahuje tři základní parametry, kterými jsou čas, rozpočet a kvalita výstupů. Díky tomuto vyjádření je měřen úspěch projektu. Trojúhelník je nutné držet v rovnováze, aby se nezhroutil čas, rozpočet a kvalita.

• Plán projektu – V tomto dokumentu je definováno, jaký je cíl projektu a jak ho bude dosaženo. Zahrnuje, jak má být realizace projektu organizována, vykonávána, monitorována a kontrolována.

• WBS (Work Breakdown Structure) – Analytická technika, která rozkládá projekt na jednotlivé činnosti. Často je velmi podrobná, z důvodu následného přiřazení odpovědnosti, pracnosti a časového rozsahu k jednotlivým činnostem.
  

Odkazy

Související články

Projekt a proces

Iniciační fáze projektu

Životní cyklus projektu

Pojednejte o časovém plánu projektu a základních principech jeho tvorby

Projektový trojimperativ a životní cyklus projektu dle PMBoK. Základní popis obsahu a

smyslu jednotlivých fází

Odhady pracností. Metody, postupy a úskalí

Co je projektové řízení

Externí odkazy

Management Mania

Microsoft

Top Vision

PM Consulting

Freelo.io

Klíčová slova

Projektový manažer, Projekt, Proces, Řízení projektu, Management